1. Über diese Erklärung

Diese Erklärung erläutert, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie HT Vahetus (die „Plattform“) nutzen, die unter https://clock.htvahetus.eu und, sobald veröffentlicht, über die HT Vahetus App für Android und iOS verfügbar ist. Sie dient der Erfüllung der Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, „DSGVO“) und des estnischen Gesetzes über den Schutz personenbezogener Daten (isikuandmete kaitse seadus).

In dieser Erklärung bezeichnet „Organisation“ das Unternehmen oder die sonstige Einrichtung, die auf der Plattform einen Arbeitsbereich eingerichtet und Sie dazu eingeladen hat, und „wir“ oder „uns“ bezeichnet die Humanos Tech OÜ.

2. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

Humanos Tech OÜ, Registernummer 17179670, USt-IdNr. EE102831229, eingetragener Sitz Meistri tn 6, 13517 Tallinn, Estland.

E-Mail für alle Fragen und Anträge zum Datenschutz: privacy@humanostech.com.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Alle Anträge werden über die oben genannte Datenschutzkontaktadresse bearbeitet.

3. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Für Daten, die eine Organisation auf der Plattform über ihr eigenes Team verwaltet (zum Beispiel Zeiteinträge, Dienstpläne, Abwesenheiten, Anträge, Einsprüche, Anhänge, Dokumente und deren Lesebestätigungen, Verträge und zurückgekommene Vertrags-E-Mails, Urlaubskonten, offene Schichten und Schichttausch, Hinweise zu Arbeits- und Ruhezeiten, Erinnerungen, Standortdaten und Hinweise zu den zum Einstempeln verwendeten Geräten), entscheidet diese Organisation, wofür und wie die Daten verwendet werden, und ist der Verantwortliche. Humanos Tech verarbeitet diese Daten im Auftrag der Organisation als deren Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO und nur auf deren Weisung.

Für Daten, die für den Betrieb der Plattform selbst erforderlich sind (Ihr Konto und Ihre Anmeldung, Sicherheit, Annahme unserer Bedingungen, unsere Dienstnachrichten, Meldungen rechtswidriger Inhalte, Fehlerberichte und der technische Betrieb der Plattform), ist Humanos Tech der Verantwortliche.

Wenn Humanos Tech die Plattform selbst als Organisation für das eigene Team nutzt, ist Humanos Tech auch Verantwortlicher für die Daten dieses Teams.

Bei Fragen zu Daten, für die Ihre Organisation verantwortlich ist, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihre Organisation. Sie können auch uns schreiben, und wir leiten Ihren Antrag weiter und unterstützen die Organisation bei der Beantwortung.

4. Woher die Daten stammen

Die meisten Daten stammen von Ihnen, wenn Sie die Plattform nutzen. Einige Daten stammen von Ihrer Organisation, zum Beispiel Ihre E-Mail-Adresse, Rolle, Stellenbezeichnung, Ihr Team, Ihre Projekte und, bei Freelancern, die für die Erstellung eines Vertrags erforderlichen Angaben. Einige Daten werden von der Plattform erzeugt, zum Beispiel Zeitstempel, Prüfprotokolleinträge, Fingerabdrücke von Dokumenten, Abschlusszertifikate von Verträgen, Hinweise, Erinnerungen und Fehlerberichte. Einige Daten stammen von Ihrem Gerät, zum Beispiel dessen Uhrzeit, wenn Sie ohne Internetverbindung ein- oder ausstempeln.

5. Welche Daten verarbeitet werden

Kontodaten: E-Mail-Adresse, Rolle, Stellenbezeichnung (falls angegeben), Organisation und Team, Kundenbetreuer, Projekte, bevorzugte Sprache, Kontostatus und Datum der Einladung, der Passworterstellung sowie der ersten und letzten Anmeldung.
Anmelde- und Sicherheitsdaten: Passwort (nur als Einweg-Hash gespeichert), Geheimnis der Zwei-Schritt-Verifizierung (verschlüsselt), öffentliche Schlüssel von Passkeys, Sitzungstoken, Zähler fehlgeschlagener Anmeldungen und per E-Mail gesendete Einmalcodes.
Beim Einstempeln verwendete Gerätedaten: ein Einweg-Hash der Gerätekennung, die die Plattform auf Ihrem Gerät erzeugt, erste und letzte Nutzung, Anzahl der Nutzungen, letzte IP-Adresse und Angaben zu Browser oder Gerät (User Agent). Ihr Kundenbetreuer wird informiert, wenn Sie sich von einem neuen Gerät aus einstempeln oder wenn ein Gerät von mehr als einer Person verwendet wird. Dies ist nur ein Hinweis und blockiert Ihre Zeiterfassung nie.
Zeit- und Arbeitsdaten: Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen, Projekte, Schichten und Dienstpläne, Abwesenheitsanträge (Art, Daten, Notizen und Entscheidung), Korrekturanträge und deren Begründungen, Markierungen, Einsprüche, Entscheidungen, Kommentare und als Nachweis hochgeladene Anhänge, Berichte und Periodenabschlüsse. Bei Einträgen, die in der mobilen App ohne Internetverbindung erfasst wurden: ein Vermerk darüber, die Uhrzeit Ihres Geräts zum Zeitpunkt der Erfassung und die Uhrzeit, zu der unser Server den Eintrag empfangen hat.
Offene Schichten und Schichttausch: Ihre Anfragen für offene Schichten, die Schichttausche, die Sie vorschlagen, annehmen oder ablehnen, Ihre Notizen dazu und die Entscheidungen mit ihren Begründungen.
Urlaubskonto (nur Arbeitnehmer): Jahresanspruch, Eintrittsdatum, der aus den genehmigten Abwesenheiten berechnete Resturlaub und manuelle Anpassungen durch einen Administrator mit Anzahl der Tage, Begründung, Urheber und Datum. Freelancer haben kein Urlaubskonto.
Hinweise und Erinnerungen: Hinweise, wenn die an einem Tag, in einer Woche oder in beliebigen 24 Stunden gearbeiteten Stunden das von Ihrer Organisation festgelegte Limit überschreiten oder wenn die Ruhezeit zwischen zwei Schichten kürzer als das Minimum ist (gearbeitete Stunden oder Ruhezeit, Limit und betroffener Zeitraum), Erinnerungen an das Ein- oder Ausstempeln nach Ihrem Dienstplan und Erinnerungen an das Lesen von Dokumenten der Organisation (Anzahl und Zeitpunkt).
Prüfprotokolldaten: eine Aufzeichnung darüber, wer was wann auf der Plattform getan hat.
Dokumente: von Ihrer Organisation veröffentlichte Dokumente und Ihre Bestätigungen, dass Sie sie gelesen haben (Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Geräteangaben und Fingerabdruck der Datei).
Vertragsdaten (Freelancer): vollständiger Name, Art und Nummer des Ausweisdokuments, Anschrift, Sprache, Vergütungssätze, Wochenstunden, gewählte Zahlungsmethode, die unterzeichneten Dokumente und Signaturnachweise (Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, Bestätigungstext und Fingerabdrücke der Dokumente), die Frist zur Unterzeichnung, die gesendeten Erinnerungen, die Begründung, falls Sie die Unterzeichnung ablehnen, ein Eintrag zu jeder Vertrags-E-Mail (Empfängeradresse, Nachrichtenkennung und, falls die E-Mail unzustellbar zurückkommt, der vom Mailserver des Empfängers angegebene Grund) sowie das in Abschnitt 7 beschriebene Abschlusszertifikat. Bankverbindungen und Wallet-Adressen werden nicht auf der Plattform eingegeben.
Daten zur Annahme der Bedingungen: Version, Sprache, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, User Agent und Fingerabdruck des angenommenen Textes.
Standortdaten: nur wenn Sie es erlauben, siehe Abschnitt 9.
Benachrichtigungsdaten: Ihre Einstellungen für E-Mails und Benachrichtigungen und, wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, das Push-Abonnement Ihres Browsers oder Geräts.
Meldungen rechtswidriger Inhalte: der Inhalt der Meldung und die Kontaktdaten der meldenden Person.
Fehlerberichte: Wenn auf unserem Server oder in der App ein Fehler auftritt, eine Beschreibung des Fehlers, technische Angaben (der betroffene Programmteil und, bei Serverfehlern, die Adresse der Anfrage, der Antwortcode, die App-Version und die Plattform), wie oft und wann er auftrat und, wenn Sie angemeldet waren, Ihr Konto und Ihre Organisation. Passwörter, Codes und Sitzungstoken werden entfernt, und diese Berichte enthalten weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Eingaben oder den Inhalt Ihrer Anfragen.
Sprache: Nachrichten der Plattform, einschließlich Fehlermeldungen, Benachrichtigungen in der App und E-Mails, werden in der bevorzugten Sprache Ihres Kontos verfasst. Vor der Anmeldung übermittelt die App mit jeder Anfrage die Sprache ihrer Oberfläche, damit unser Server in dieser Sprache antworten kann; diese Angabe wird nicht gespeichert.
Technische Daten: Serverprotokolle mit IP-Adresse, Uhrzeit, aufgerufener Adresse und Fehlerinformationen.

Abwesenheitsanträge der Art „Krankheit“ können Gesundheitsdaten offenbaren. Bitte schreiben Sie keine Diagnosen oder sonstigen Gesundheitsangaben in Notizen oder Anhänge, es sei denn, Ihre Organisation verlangt sie über einen geeigneten Kanal und das Gesetz erlaubt es.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Verarbeitungen, für die Humanos Tech der Verantwortliche ist:

Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos, Ermöglichung der Anmeldung und Bereitstellung der Plattform nach unseren Bedingungen: Erfüllung eines Vertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).
Sicherheit der Plattform und der Konten, Verhinderung von Betrug und Missbrauch sowie Erkennung und Behebung von Fehlern: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Dienst (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f).
Aufbewahrung von Berichten über Fehler, die auf unserem Server und in der App auftreten, damit wir sie analysieren und beheben können: unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Dienst (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f). Nur Humanos Tech sieht diese Berichte.
Abfassung von Nachrichten, einschließlich Fehlermeldungen, in Ihrer Sprache: Erfüllung eines Vertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b).
Speicherung Ihrer Annahme unserer Bedingungen und Übersendung einer Kopie an Sie: Erfüllung eines Vertrags und unser berechtigtes Interesse, nachweisen zu können, was vereinbart wurde (Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b und f).
Versand von Dienstnachrichten per E-Mail und, wenn Sie diese aktivieren, von Push-Benachrichtigungen: Erfüllung eines Vertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b).
Bearbeitung von Meldungen rechtswidriger Inhalte, Begründungen und Anfragen von Behörden: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich des Gesetzes über digitale Dienste der EU (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c).
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f).
Beantwortung von Anträgen auf Ausübung Ihrer Rechte nach der DSGVO und deren Dokumentation: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c).

Soweit wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen, siehe Abschnitt 12.

Verarbeitungen, für die Ihre Organisation der Verantwortliche ist:

Ihre Organisation legt die Zwecke und Rechtsgrundlagen fest. Zu den Zwecken gehören typischerweise die Verwaltung des Arbeits- oder Dienstleistungsverhältnisses, die Erfassung der Arbeitszeit, auch ohne Internetverbindung, die Dienstplanung, einschließlich offener Schichten und Schichttausch, die Führung von Urlaubskonten, Hinweise zu Arbeits- und Ruhezeiten und Erinnerungen, die Bearbeitung von Abwesenheiten und Anträgen, die Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen, die Erstellung von Berichten und Rechnungen sowie die Führung manipulationssicherer Aufzeichnungen. Typische Rechtsgrundlagen sind die Erfüllung eines Vertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b), rechtliche Verpflichtungen wie Arbeitszeit- und Buchführungsvorschriften (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) und berechtigte Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f). Abwesenheitsdaten, die Gesundheitsdaten offenbaren, dürfen verarbeitet werden, soweit das Arbeitsrecht dies erlaubt (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b). Standortdaten werden nur mit Ihrer Einwilligung verarbeitet (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a). Ihre Organisation sollte Ihnen eigene Informationen zu dieser Verarbeitung geben.

7. Wer Ihre Daten sehen kann

Andere Nutzer Ihrer Organisation entsprechend ihren Rollen: Kundenbetreuer sehen die Daten der von ihnen betreuten Personen, und Administratoren sehen die Daten ihrer Organisation, einschließlich der Angabe, ob, wann und in welcher Sprache Sie die geltenden Bedingungen angenommen haben. Kundenbetreuer und Administratoren erhalten außerdem die Hinweise zu den Arbeits- und Ruhezeiten der von ihnen betreuten Personen und sehen deren Urlaubskonten.
Andere Personen, die im selben Projekt Zeit erfassen: Wenn Sie einen Schichttausch vorschlagen oder anbieten oder wenn Sie eine von einer anderen Person angebotene Schicht übernehmen können, können diese Personen Ihre E-Mail-Adresse, die betroffene Schicht und Ihre Notiz sehen.
Die andere Vertragspartei (Freelancer): Wenn alle Parteien unterzeichnet haben, erhält jede Partei die unterzeichneten Dokumente und ein Abschlusszertifikat, das für jeden Unterzeichner Name, E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Angaben zu Browser oder Gerät sowie die Schritte des Unterzeichnungsvorgangs (Versand, Öffnen der Dokumente, Erinnerungen und Unterschriften) zeigt. Wenn Sie die Unterzeichnung ablehnen, erhält Ihre Organisation die von Ihnen angegebene Begründung.
Befugte Mitarbeiter von Humanos Tech, nur soweit dies für Betrieb, Support und Sicherheit der Plattform erforderlich ist, und unter Verpflichtung zur Vertraulichkeit. Fehlerberichte sehen nur die Mitarbeiter von Humanos Tech, die die Plattform verwalten, nie die Organisationen.
Unsere Dienstleister (Auftragsverarbeiter), nur zur Erbringung ihrer Leistungen für uns und auf vertraglicher Grundlage:
- OVHcloud, Hosting von Servern und Datenbanken, Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland.
- Hostinger, E-Mail-Versand und Speicherung verschlüsselter Sicherungskopien, in der Europäischen Union.
Wenn Ihre Organisation ein eigenes E-Mail-Konto für den Versand von Verträgen einrichtet, werden diese E-Mails über den von Ihrer Organisation gewählten E-Mail-Anbieter versendet. Wenn die Organisation es außerdem erlaubt, liest die Plattform automatisch die neuen Nachrichten im Posteingang dieses Kontos (IMAP), ohne sie zu markieren, zu verschieben oder zu löschen, nur um Meldungen zu erkennen, dass eine Vertrags-E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Andere Nachrichten werden nur im Arbeitsspeicher geprüft und nicht gespeichert.
Anbieter, die Sie oder Ihr Browser wählen:
- Push-Benachrichtigungsdienste, die vom Hersteller Ihres Browsers oder Geräts betrieben werden (zum Beispiel Google, Mozilla, Microsoft oder Apple), nur wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren. Der Inhalt jeder Benachrichtigung ist verschlüsselt, während er diese Dienste durchläuft.
Behörden und Gerichte, wenn das Gesetz dies verlangt.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht für Werbung.

8. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Wir speichern und verarbeiten die Daten der Plattform in der Europäischen Union. Eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nur über die in Abschnitt 7 beschriebenen Push-Benachrichtigungsdienste erfolgen, deren Anbieter Daten in anderen Ländern, einschließlich der Vereinigten Staaten, verarbeiten können. Diese Anbieter stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum Datenschutzrahmen EU-USA (EU-US Data Privacy Framework) oder auf von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln. Sie können bei uns weitere Informationen zu diesen Garantien anfordern.

9. Standort (GPS)

Die Standortfunktion ist optional. Wenn Ihre Organisation sie nutzt, bittet die Plattform vor der ersten Erfassung um Ihre Erlaubnis. Wenn Sie zustimmen, liest die Plattform die Position Ihres Geräts nur beim Einstempeln und beim Ausstempeln aus und speichert Breitengrad, Längengrad, Genauigkeit, Zeitpunkt der Erfassung und Qualitätsindikatoren (zum Beispiel geringe Genauigkeit oder vorgetäuschter Standort). Sie liest Ihre Position nie im Hintergrund oder zu einem anderen Zeitpunkt aus. Wenn Sie in der mobilen App ohne Internetverbindung ein- oder ausstempeln, wird die in diesem Moment ausgelesene Position zusammen mit dem Eintrag verschlüsselt auf Ihrem Gerät gespeichert, bis sie an unseren Server gesendet wird.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO), die mit dem Datum und der Version des Textes gespeichert wird.
Ihre Wahl: Eine Ablehnung hindert Sie nie daran, Ihre Zeit zu erfassen.
Wer sie sieht: der für Sie zuständige Kundenbetreuer und die Administratoren Ihrer Organisation.
Sicherheit: Die Position wird verschlüsselt gespeichert.
Speicherdauer: Die Position wird 90 Tage nach Beginn der Schicht automatisch gelöscht. Die Schicht selbst bleibt erhalten.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen widerrufen. Die Erfassung endet dann, und die für Ihre Schichten bereits gespeicherten Positionen werden gelöscht. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).

10. Wie lange Daten gespeichert werden

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke in Abschnitt 6 erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die folgenden Fristen wendet die Plattform automatisch an, soweit nicht anders angegeben. Eine ab dem Ende eines Geschäftsjahres berechnete Frist beginnt am 31. Dezember dieses Jahres.

Kontodaten (E-Mail-Adresse, Rolle, Stellenbezeichnung, Team, Sprache und Kontostatus): solange Ihr Konto aktiv ist und 7 Jahre nach seiner Deaktivierung. Danach wird das Konto automatisch anonymisiert: Die E-Mail-Adresse und die Stellenbezeichnung werden entfernt, das Passwort wird unbrauchbar gemacht, und gespeicherte Geräte, Passkeys und Push-Abonnements werden gelöscht. Eine Organisation kann ein Konto früher anonymisieren, zum Beispiel wenn sie Ihren Antrag auf Schließung Ihres Kontos genehmigt. Aufzeichnungen, die danach noch aufbewahrt werden müssen, bleiben bis zum Ende ihrer eigenen Frist mit einer internen Kennung verknüpft, und einige davon (zum Beispiel Verträge, Notizen oder Kommentare) können weiterhin Ihren Namen enthalten.
Zeiteinträge und die sie stützenden Aufzeichnungen (Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen, die Geräte- und Empfangszeit von ohne Internetverbindung erfassten Einträgen, Korrekturen und Korrekturanträge, Markierungen, Einsprüche mit ihren Entscheidungen, Kommentare und Anhänge, Dienstpläne, einschließlich genehmigter Anfragen für offene Schichten und Schichttausche, und Periodenabschlüsse) sowie die Prüfprotokolleinträge dazu: 7 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind, danach werden sie gelöscht. Bei Arbeitnehmern stützen diese Aufzeichnungen die Arbeitszeiterfassung und den Lohn (estnisches Arbeitsvertragsgesetz, töölepingu seadus, § 28 Abs. 2 Nr. 4 und § 29 Abs. 9); bei Freelancern stützen sie die Rechnungen. In beiden Fällen sind sie Buchführungsunterlagen nach § 12 des estnischen Buchführungsgesetzes (raamatupidamise seadus). Da die Plattform 2025 in Betrieb ging, kann keine Aufzeichnung das Ende dieser Frist vor dem 1. Januar 2033 erreichen. Diese Aufzeichnungen sind durch eine kryptografische Kette geschützt, und ihre Löschung wird die übrigen Aufzeichnungen überprüfbar halten.
Unterzeichnete Verträge, ihre Dokumente, Signaturnachweise und Abschlusszertifikate (Freelancer) sowie zur Unterzeichnung gesendete Dokumente, die abgelehnt wurden, abgelaufen sind oder annulliert wurden, mit den angegebenen Gründen: 7 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Vertrag endete oder der Versand abgeschlossen wurde (Buchführungsgesetz, § 12), danach werden sie gelöscht.
Abwesenheiten: Freitextnotizen werden 3 Jahre nach dem Ende der Abwesenheit gelöscht, was der Frist für Lohnansprüche entspricht (Arbeitsvertragsgesetz, § 29 Abs. 9). Der übrige Eintrag (Art, Daten und Entscheidung) wird 7 Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres gelöscht, in dem die Abwesenheit endete.
Annahme der Bedingungen und Lesebestätigungen von Dokumenten: solange Ihr Konto aktiv ist und 3 Jahre nach seiner Deaktivierung, danach werden sie gelöscht. 3 Jahre sind die Verjährungsfrist für Ansprüche aus einem Rechtsgeschäft (Gesetz über den Allgemeinen Teil des Zivilgesetzbuches, tsiviilseadustiku üldosa seadus, § 146 Abs. 1). Die IP-Adresse und die Browserangaben, die mit diesen Aufzeichnungen und in Prüfprotokolleinträgen gespeichert sind, werden 3 Jahre nach dem Ereignis gelöscht; Datum, Version und Fingerabdruck bleiben erhalten.
Einträge zu Vertragserinnerungen: 3 Jahre, nachdem die Dokumente unterzeichnet, abgelehnt, abgelaufen oder annulliert wurden; bei unterzeichneten Verträgen bleiben die Erinnerungen im Abschlusszertifikat aufgeführt. Einträge zu Vertrags-E-Mails (Empfänger, Nachrichtenkennung und Grund einer etwaigen Rücksendung): 90 Tage nach dem Versand der E-Mail, sobald die Dokumente nicht mehr auf Unterzeichnung warten.
Anfragen für offene Schichten und Schichttausche, die den Dienstplan nicht geändert haben (abgelehnt, zurückgezogen, ausgeschlagen oder storniert oder noch offen, lange nachdem die Schicht vorbei ist): 3 Jahre nach ihrem Abschluss oder, wenn sie nie abgeschlossen wurden, nach Beginn der Schicht, was der oben genannten Verjährungsfrist entspricht.
Urlaubskonto (Arbeitnehmer): Manuelle Anpassungen werden 7 Jahre nach dem Ende des Jahres gelöscht, auf das sie sich beziehen; Ihr eigener Jahresanspruch und Ihr Eintrittsdatum 7 Jahre nach der Deaktivierung Ihres Kontos.
Hinweise zu Arbeits- und Ruhezeiten: Der Eintrag, dass ein Hinweis gesendet wurde, wird 12 Monate nach dem Versand gelöscht. Einträge zu Erinnerungen an das Lesen eines Dokuments: 90 Tage nach der letzten Erinnerung, sobald Sie das Dokument gelesen haben, das Dokument archiviert oder Ihr Konto deaktiviert wurde.
Fehlerberichte: 90 Tage, nachdem der Fehler als gelöst markiert wurde, und in jedem Fall 1 Jahr nach seinem ersten Auftreten.
Ohne Internetverbindung erfasste Einträge, die noch auf Ihrem Gerät warten: Sie werden vom Gerät gelöscht, sobald unser Server sie annimmt oder ablehnt, siehe die Richtlinie zu Cookies und lokaler Speicherung.
Standortdaten: 90 Tage nach Beginn der Schicht oder früher, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Beim Einstempeln verwendete Gerätedaten: Die IP-Adresse und die Browserangaben werden 90 Tage nach der letzten Nutzung des Geräts gelöscht, der Geräteeintrag 12 Monate nach der letzten Nutzung.
Benachrichtigungen in der App: 90 Tage, nachdem Sie sie gelesen haben, und in jedem Fall 12 Monate nach dem Versand.
Links und Codes zum Erstellen oder Ändern des Passworts: 30 Tage nach ihrer Verwendung oder, wenn sie nicht verwendet werden, 90 Tage nach ihrem Ablauf. Sitzungstoken: spätestens 7 Tage nach Ablauf oder Widerruf. Zähler fehlgeschlagener Anmeldungen und Einmalcodes: Minuten bis Stunden.
Push-Abonnements: bis Sie Push-Benachrichtigungen deaktivieren oder Ihr Browser das Abonnement beendet, in jedem Fall aber 30 Tage nach der Deaktivierung Ihres Kontos.
Meldungen rechtswidriger Inhalte und Anträge auf Ausübung Ihrer Rechte: 3 Jahre nach Abschluss der Angelegenheit, damit wir nachweisen können, wie sie bearbeitet wurde.
Sicherungskopien: Verschlüsselte Sicherungskopien werden nach 14 Tagen auf dem Server und nach 56 Tagen im externen Speicher gelöscht, sodass aus der Plattform gelöschte Daten innerhalb von 56 Tagen aus allen Sicherungskopien verschwinden.
Serverprotokolle: in begrenztem Speicherplatz aufbewahrt und automatisch überschrieben, in der Regel innerhalb weniger Wochen.

Eine Aufzeichnung darf nur dann länger aufbewahrt werden, wenn sie für einen anhängigen Einspruch, einen Rechtsanspruch oder ein Ersuchen einer Behörde benötigt wird, und nur so lange, wie dies andauert. Ihre Organisation kann uns als Verantwortlicher anweisen, ihre Daten früher zu löschen, soweit das Gesetz dies zulässt.

11. Ist die Bereitstellung von Daten erforderlich

Für ein Konto benötigen Sie eine E-Mail-Adresse und müssen unsere Bedingungen annehmen. Ohne diese können Sie die Plattform nicht nutzen. Welche weiteren Daten anfallen, hängt davon ab, wie Ihre Organisation die Plattform nutzt. Die Standortfunktion ist immer optional.

12. Ihre Rechte

Nach den Artikeln 15 bis 22 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung von Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Erhalt Ihrer Daten in einem übertragbaren Format und auf Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen. Über die entsprechende Option in Ihren Kontoeinstellungen oder per E-Mail an privacy@humanostech.com können Sie die Schließung Ihres Kontos beantragen.

Richten Sie Anträge zu Daten, für die Ihre Organisation verantwortlich ist, an Ihre Organisation und andere Anträge an privacy@humanostech.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Diese Frist kann bei komplexen Anträgen um weitere zwei Monate verlängert werden, wobei wir Ihnen die Gründe mitteilen. Möglicherweise müssen wir zuerst Ihre Identität überprüfen. Einige Rechte sind eingeschränkt, wenn Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder für Rechtsansprüche aufbewahrt werden müssen (Artikel 17 Absatz 3 DSGVO).

13. Beschwerden

Sie können sich bei der estnischen Datenschutzaufsichtsbehörde (Andmekaitse Inspektsioon), https://www.aki.ee, info@aki.ee, oder bei der Aufsichtsbehörde des EU- oder EWR-Staates beschweren, in dem Sie wohnen, in dem Sie arbeiten oder in dem nach Ihrer Auffassung der Verstoß stattgefunden hat (Artikel 77 DSGVO). Eine Liste der Behörden ist unter https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en verfügbar. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns zuerst die Gelegenheit geben, uns Ihres Anliegens anzunehmen.

14. Automatisierte Entscheidungen

Die Plattform trifft keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen über Sie, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Artikel 22 DSGVO). Automatische Funktionen, etwa Erinnerungen, Hinweise zu Arbeits- und Ruhezeiten, Markierungen fehlender Einträge, Prüfungen der Standortqualität oder das Erkennen zurückgekommener E-Mails, informieren nur Menschen, die dann entscheiden. Einige Schritte folgen im Voraus festgelegten Regeln: Zur Unterzeichnung gesendete Dokumente laufen ab, wenn die von der Organisation gesetzte Frist ohne alle Unterschriften verstreicht, eine offene Schicht kann an die erste Person gehen, die sie anfragt, wenn die Organisation diese Regel gewählt hat, und ein ohne Internetverbindung erfasster Eintrag wird nicht angenommen, wenn er mehr als 72 Stunden zu spät eintrifft, in der Zukunft datiert ist oder nicht zu den vorhandenen Einträgen passt. In diesen Fällen kann die Organisation die Dokumente erneut senden oder anders entscheiden, und Sie können eine Korrektur Ihrer Einträge beantragen.

15. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter:

verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) für den gesamten Datenverkehr;
mit einem starken Einweg-Hash gespeicherte Passwörter, optionale oder verpflichtende Zwei-Schritt-Verifizierung, Passkeys und kurzlebige Sitzungstoken;
Verschlüsselung besonders sensibler Elemente wie Standortdaten, Geheimnisse der Zwei-Schritt-Verifizierung, Verträge, Abschlusszertifikate, Dokumente der Organisationen und Passwörter der von Organisationen verbundenen E-Mail-Konten;
in der mobilen App werden ohne Internetverbindung erfasste Einträge bis zu ihrem Versand im sicheren Speicher Ihres Geräts (Android Keystore oder iOS Keychain) abgelegt;
Trennung der Daten jeder Organisation auf Datenbankebene und rollenbasierter Zugriff;
manipulationssichere Zeiteinträge, die durch eine kryptografische Kette geschützt sind, sowie Prüfprotokoll- und Signaturaufzeichnungen, die nicht verändert werden können;
verschlüsselte tägliche Sicherungskopien an einem externen Speicherort, eingeschränkter Serverzugang und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Kein System ist vollkommen sicher. Hat eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für Sie zur Folge, werden wir oder Ihre Organisation Sie gemäß Artikel 34 DSGVO benachrichtigen.

16. Kinder

Die Plattform ist ein Arbeitswerkzeug und nicht für Kinder bestimmt. Nutzer unter 18 Jahren dürfen sie nur für Arbeiten nutzen, die sie rechtlich ausüben dürfen, und mit Einwilligung ihres Elternteils oder gesetzlichen Vertreters. Wir verarbeiten nicht wissentlich Daten von Kindern unter 13 Jahren.

17. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform speichert auf Ihrem Gerät nur das unbedingt Erforderliche. Einzelheiten finden Sie in der Richtlinie zu Cookies und lokaler Speicherung.

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie auf der Plattform, und wir bitten Sie erneut um Ihre Einwilligung, wenn das Gesetz dies verlangt.

Diese Texte gelten für die Anwendung HT Vahetus. Die Richtlinien dieser Website finden Sie in der Fußzeile.

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