Tout ce que vous voulez savoir sur Vahetus
Si vous ne trouvez pas votre réponse, écrivez-nous et nous vous répondrons personnellement.
Produit
Qu'est-ce que Vahetus ?
Un outil de suivi des heures dans le cloud pour les entreprises qui travaillent avec des freelances, et aussi avec des salariés. Chacun pointe en ligne, les gestionnaires de compte vérifient et l'entreprise reçoit des rapports infalsifiables, prêts pour la facturation.
Faut-il installer quelque chose ? Ça marche sur mobile ?
Il n'y a rien à installer. Vahetus fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur et sur mobile.
Dans quelles langues l'application est-elle disponible ?
En espagnol, portugais, anglais, estonien et allemand. Chacun choisit la sienne.
Et si j'oublie de clôturer mon shift ?
Un shift ne se ferme jamais tout seul : c'est vous qui le terminez en appuyant sur Terminer. S'il dure plus longtemps que vous ne travaillez habituellement ce jour de la semaine, ou dépasse la fin de votre shift au planning, Vahetus vous rappelle de le clôturer. Si malgré tout il reste incorrect, vous demandez une correction motivée et votre gestionnaire la valide.
Un freelance peut-il travailler sur plusieurs projets ?
Oui. Il peut être affecté à plusieurs projets et, par défaut, n'a qu'un shift actif à la fois. Le Super Admin peut autoriser des projets simultanés pour une personne en particulier.
Calcule-t-il la paie, les congés ou les factures ?
Non. Vahetus se concentre sur l'enregistrement et la vérification des heures. Il exporte les heures effectives en PDF, CSV ou XML pour votre logiciel de paie ou de facturation.
S'intègre-t-il à d'autres systèmes ?
Aujourd'hui, l'intégration passe par les exports CSV et XML, que la plupart des logiciels de facturation et de paie savent importer. Si vous avez besoin d'une autre intégration, parlez-nous de votre cas.
Tarifs et contrats
Combien ça coûte ?
Cela dépend uniquement du nombre d'utilisateurs et de projets. Il existe trois offres à prix publiés jusqu'à 50 utilisateurs, et au-delà de 50, le prix est sur devis. Retrouvez le détail sur la page des tarifs.
Qui compte comme utilisateur ?
Toute personne de votre entreprise ayant accès à Vahetus : Super Admin, gestionnaires de compte et freelances. Vous souscrivez un nombre d'utilisateurs dans la fourchette de votre offre et pouvez l'augmenter quand vous en avez besoin.
Les offres ont-elles des fonctionnalités différentes ?
Non. Les trois offres comprennent toutes les fonctionnalités. Ce qui change, c'est le nombre d'utilisateurs et de projets et, dans l'offre Empresa, le support prioritaire.
Les prix incluent-ils la TVA ?
Non. La TVA et les autres taxes applicables s'ajoutent conformément à la réglementation en vigueur.
À quelle fréquence et comment paie-t-on ?
La fréquence de facturation et le mode de paiement sont fixés dans votre proposition.
Y a-t-il une durée minimale ? Comment résilier ?
Le contrat dure le temps indiqué dans votre proposition. À son terme, vous pouvez exporter vos rapports dans le délai convenu, puis les données sont supprimées ou anonymisées.
Puis-je changer d'offre ?
Oui. Si votre équipe grandit ou si vous avez besoin de plus de projets, vous changez d'offre sans perdre aucune donnée.
Que se passe-t-il si nous atteignons la limite de l'offre ?
Il n'est plus possible de créer de nouveaux utilisateurs ou projets tant que le contrat n'est pas étendu ou que l'offre n'est pas changée. Personne ne perd l'accès et aucune donnée n'est supprimée.
Comment souscrire ?
Par une proposition sur mesure. Une fois acceptée, le contrat se compose de la proposition, des conditions générales, de la politique d'utilisation et de l'accord de traitement des données.
Démarrage et support
Comment démarre-t-on ?
Nous préparons le compte de votre entreprise et votre utilisateur Super Admin. À partir de là, vous ajoutez les projets, les gestionnaires de compte et les freelances.
Faut-il une formation ?
Aucune formation n'est nécessaire. Dans le système, vous disposez d'un manuel d'utilisation, et notre équipe vous aide par e-mail. Un assistant IA arrive bientôt.
Quel support est inclus ?
Dans le système, vous disposez d'un manuel d'utilisation, et notre équipe répond par e-mail sous 48 heures les jours ouvrés, et sous 24 heures dans l'offre Empresa, avec support prioritaire. Bientôt arriveront aussi un assistant IA, qui transmettra le cas à une personne s'il ne peut pas répondre à votre question, et un chat.
Le futur assistant IA décidera-t-il quelque chose à ma place ?
Non. Il répondra uniquement aux questions sur l'utilisation du système. Vous saurez toujours que vous parlez à une IA, comme l'exige le règlement européen sur l'IA, et il ne validera ni ne modifiera jamais d'heures.
Y a-t-il un niveau de service garanti ?
Les niveaux de service et de support qui s'appliquent à vous, s'il y en a, figurent dans votre proposition.
Données et sécurité
Qui est responsable des données ?
Votre entreprise est responsable du traitement des données qu'elle saisit dans Vahetus et Humanos Tech agit en tant que sous-traitant, au titre de l'article 28 du RGPD.
Où les données sont-elles stockées ?
Sur des serveurs OVHcloud en France, dans l'Union européenne. La page Sécurité liste les prestataires et permet de demander le modèle d'accord de traitement des données.
Qui voit quoi ?
Chaque freelance voit ses propres heures, chaque gestionnaire de compte uniquement son portefeuille et le Super Admin toute l'entreprise. Les permissions sont vérifiées sur le serveur à chaque requête, et les données de chaque entreprise sont séparées.
Peut-on modifier les heures après coup ?
Pas directement. Les corrections se demandent et, si elles sont validées, sont enregistrées comme un nouveau relevé. L'original est conservé et le rapport l'indique.
Qu'est-ce que la chaîne d'intégrité ?
Chaque relevé clôturé est enchaîné au précédent par un hachage cryptographique. Si quelqu'un modifiait un relevé, la chaîne se romprait, et le Super Admin peut la vérifier à tout moment.
Vahetus surveille-t-il l'activité sur l'ordinateur ?
Non. La localisation n'est lue que si la personne l'autorise, et c'est facultatif. Il ne fait pas de captures d'écran et n'enregistre ni les frappes au clavier ni les applications utilisées.
Que deviennent les données à la fin du contrat ?
Vous pouvez exporter vos rapports dans le délai convenu. Ensuite, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf celles qui doivent être conservées en vertu de la loi.
Freelances et salariés
Ça marche aussi pour les salariés ?
Oui. Vahetus est né pour les équipes de freelances, mais il enregistre les heures de toute personne, salariés compris. Dans plusieurs pays de l'Union européenne, l'enregistrement du temps de travail est obligatoire, et Vahetus conserve ce relevé de façon infalsifiable. Dans l'application, les personnes qui enregistrent des heures apparaissent avec le rôle de freelance.
L'utilisation de Vahetus crée-t-elle une relation de travail salariée ?
Pas à elle seule. Vahetus est un outil de suivi des heures. La relation entre l'entreprise et chaque personne est régie par son contrat, qu'il vaut mieux faire vérifier par un conseil juridique.
Puis-je contester un signalement sur mes heures ?
Oui. Vous en recevez le motif et disposez de 14 jours pour le contester avec votre version et vos justificatifs. Le Super Admin prend la décision finale et, s'il accepte la contestation, les heures comptent à nouveau.
Puis-je supprimer mon compte ?
Oui. Vous pouvez demander la suppression depuis l'application. Vos données personnelles sont anonymisées dans le respect des durées légales de conservation.